Organizernya sudah siap menyelenggarakan kegiatan MICE virtual, teknologinya pun sudah mendukung, giliran pengelola venue MICE menyediakan ruang yang siap secara digital.
Pandemi mengajarkan banyak hal. Termasuk bagi para organizer kegiatan MICE. Dengan pembatasan sosial, seluruh aktivitas manusia, termasuk kegiatan MICE berlangsung secara virtual.
Organizer menyesuaikan diri dan kian terampil mengadakan kegiatan MICE secara virtual. Untungnya, teknologi yang ada pun semakin mumpuni dan memudahkan.
Hanya saja, tidak hanya organizer yang mesti melek digital, venue MICE pun mesti mempersiapkan diri secara digital. Lalu apa yang mesti dipersiapkan para pengelola venue MICE?
Pertama, tentu saja koneksi internet yang stabil. Ini jelas penting, mengingat jaringan internet menjadi tulang punggung seluruh kegiatan MICE virtual. Jaringan yang naik turun, tentu akan mengganggu jalannya kegiatan virtual.
Sebelum memilih provider, ada baiknya Anda mempelajari dulu kebutuhan konsumen-konsumen Anda. Lalu pelajari juga testimoni pengguna provider bersangkutan.
Kedua, investasi di peralatan teknologi virtual yang mumpuni. Mungkin Anda harus merogoh kocek agak dalam untuk hal ini. Namun, perlu diingat, pandemi tidak bisa diprediksi kapan berakhir, dan kegiatan MICE secara virtual atau setidaknya hibrid digadang-gadang sebagai masa depan industri MICE.
Peralatan teknologi dimaksud antara lain, sound yang mendukung kegiatan virtual, layar televisi, bermacam properti untuk beragam kegiatan MICE, dan lainnya.
Ketiga, menyediakan ruang MICE virtual yang leluasa dari kendala teknis. Misalnya, Anda perlu memikirkan bagaimana agar operator bisa mengoperasikan teknologi dengan mudah.
Selain itu, perlu dipertimbangkan pula misalnya peletakkan layar monitor agar pembawa acara atau pembicara bisa leluasa melihat audiens yang hadir secara virtual. Atau di mana pula posisi para operator yang bertugas.
Investasi untuk teknologi peralatan kegiatan MICE virtual tidak hanya berlangsung sampai pandemi berakhir, namun investasi ini tetap akan bermanfaat di masa depan, masa di mana teknologi dan digitalisasi menjadi kian penting.
English
MICE Venues: Getting Ready to Go Digital
When organizers are ready to hold virtual MICE events and supporting technologies have been assembled, it’s time for MICE venues to prepare a space for digital events.
The pandemic has taught everyone new lessons, and MICE organizers are no exception. With physical distancing, all interactions, MICE included, undergo forced digitalization.
Organizers adapt themselves and now have become adept in holding online MICE events with the help of today’s advanced technologies.
However, organizers are not the ones who need to be tech-savvy. MICE venues also have to get ready for digitalization. So, what should MICE venues prepare?
First and foremost, a stable internet connection. This is obviously vital, considering internet connection is the main determinant of an online MICE event’s success. Spotty connection will undoubtedly ruin the flow of the virtual event. Before choosing a provider, make sure to study your consumer’s needs. Make sure to also become aware of the testimony given by the provider’s customers.
Second, invest in reliable virtual tech and tools. You may need to prepare a hefty budget for this. But remember, we have not seen the end of the pandemic yet, so virtual (or at least hybrid) MICE events are expected to become the future of the MICE industry. The technology in question includes: dependable and virtual-event-friendly audio, TV screen, and various properties for MICE activities.
Third, provide a designated space for virtual MICE events. You should ensure that the area allows flexibility and decreases the risk of technical difficulties. Try thinking of enabling operators to easily operate the tools, for instance. Additionally, you should also consider monitor screen placement. This can impact how the MCs or speakers can see the audience virtually or the positions of working operators.
Investment in technology for virtual MICE events goes beyond the need to adapt to the pandemic situation. It is an investment that is worthwhile, for it’ll be necessary as technology and digitalization become even more inescapable.
