Pemilihan venue yang tepat ikut menentukan keberhasilan acara. Tak hanya lokasi dan fasilitas, namun koneksi internet dan higienitas menjadi syarat memilih venue untuk kegiatan MICE.
Ukuran keberhasilan kegiatan MICE sebelum pandemi biasanya jumlah pengunjung atau peserta yang datang, serta berapa banyak tiket terjual. Nah di masa pandemi, ukuran keberhasilannya bertambah, yakni kegiatan tidak menjadi klaster baru penularan COVID-19.
Karenanya pemilihan venue kegiatan MICE, bukan lagi berdasarkan lokasi, fasilitas, atau harga, tapi juga bagaimana venue menjalankan protokol kesehatan dan mengikuti panduan CHSE.
Cek sejumlah faktor berikut sebelum menentukan venue untuk kegiatan MICE Anda.
Tanyakan apakah venue MICE yang Anda tuju telah memiliki sertifikasi CHSE. Lalu pastikan bahwa protokol kesehatan, fasilitas sesuai panduan CHSE di venue terpenuhi.
Jika kegiatan Anda diselenggarakan secara online atau hibrid, pastikan jaringan internet stabil dan pengelola venue menyediakan jaringan internet cadangan dari provider yang berbeda. Akan lebih bagus jika venue menyediakan koneksi fiber optik.
Di masa pandemi, pemilihan lokasi tetap penting. Sebaiknya mencari venue yang mudah diakses baik bagi pengunjung yang menggunakan kendaraan pribadi dan transportasi umum. Pertimbangan jarak juga penting untuk efisiensi waktu. Atau jika venue agak jauh, tanyakan apakah pengelola venue menyediakan bus feeder.
Ingat, selama pandemi kapasitas dibatasi untuk menjaga jarak sosial antar pengunjung. Anda mesti cermat memperhitungkan jumlah peserta atau audiens yang akan datang dengan kapasitas venue.
Pilih venue MICE yang sesuai bujet Anda, jangan sampai nombok karena salah memilih venue. Ingat juga untuk mengalokasinya bujet terkait pengurusan perizinan kegiatan, menyediakan sarana sesuai protokol kesehatan, sampai bujet tes antigen jika memang diperlukan.
Buat perbandingan antara venue yang satu dengan lainnya, supaya Anda punya pilihan yang sesuai dengan kebutuhan. Lalu cari testimoni dari pengguna lain.
Ibarat belanja online, Anda juga pasti mencari ulasan di kolom komentar sebelum memutuskan membeli, begitu juga dengan memilih venue kegiatan MICE.
English
Choosing the Right Venue in the Pandemic
The success of an event is also reliant on the right venue. It’s not merely about the location and facilities. Internet connection and hygiene also become the considerations of deciding on a MICE venue.
The measurements of MICE event success before the pandemic usually consist of the number of attendants and the number of ticket sales. During the pandemic, there’s one more measurement of success, i.e. whether or not the event creates a new COVID-19 transmission cluster.
Therefore, the basis of choosing a MICE venue doesn’t only include location, facilities, and pricing anymore. It now also consists of how the venue implements the health protocols and complies with CHSE guidelines.
Check the following factors before deciding on a venue for your MICE event.
Confirm if the MICE venue has acquired the CHSE certification. Then make sure that the health protocols and required facilities in the CHSE guidelines are followed.
If your event is online or hybrid, make sure that you have stable internet and the venue provides a backup internet connection from a different provider. It will be even better if the venue has an optical fiber connection.
During the pandemic, the location is still important. It’s better to choose a venue that is accessible for visitors that travel by both private vehicles and public transport. Distance consideration is important for time efficiency. Or if the venue is quite far, ask if the venue management has a feeder bus.
Remember, there’s a capacity limit in the pandemic to comply with the social distancing policies. You must be smart in calculating the venue capacity and the number of participants or audience that will be present physically.
Choose a MICE venue that is suitable for your budget. Don’t create additional expenses just because you don’t choose the right venue. Remember to also allocate a budget for permit acquisition, health protocol facilities, and antigen tests if necessary.
Compare one venue with the others so you can pick the best in accordance with your needs. Then find testimonials from other clients. Just like online shopping, you must look at the reviews in the comments before purchasing. It’s the same practice in deciding on a MICE venue.
