Dalam sebuah kegiatan table top, pertemuan B2B (business to business) merupakan salah satu komponen penting yang mempertemukan antara seller dengan buyer demi terciptanya kerja sama bisnis yang saling menguntungkan.
Untuk sektor pariwisata, para seller yang mengikuti table top antara lain terdiri dari hotel, destinasi wisata, restoran, jasa transportasi, hingga venue owner. Sementara itu, para buyer antara lain adalah travel agent, meeting planner, event organizer, dan juga korporasi.
Untuk mengelola sebuah pertemuan B2B tidaklah mudah, apalagi jika harus mempertemukan ratusan seller dengan ratusan buyer. Karenanya, haruslah dibuat sebuah mekanisme agar pertemuan B2B ini bisa mengakomodir semua kebutuhan para seller dan juga buyer, dan yang terpenting adalah bisa menciptakan transaksi yang maksimal.
Ada dua jenis mekanisme yang umum digunakan oleh para penyelenggara pertemuan B2B, yaitu sistem round robin dan cherry picking.
Round Robin
Sistem round robin ini pada intinya adalah mempertemukan seluruh buyer yang ada dengan seluruh seller. Artinya, setiap buyer diberi sejumlah waktu tertentu untuk berbincang dengan satu seller, dan ketika waktunya habis harus berpindah ke seller berikutnya. Dengan demikian, setiap seller bisa bertemu dengan seluruh buyer yang hadir, dan tentunya berkesempatan mencatatkan transaksi yang lebih besar.
Namun, di sisi lain, sistem round robin ini memakan waktu yang sangat lama, bahkan bisa lebih dari satu hari apabila pesertanya mencapai ratusan orang.
Selain itu, buyer yang selesai lebih cepat dengan satu seller tidak bisa berpindah ke seller berikutnya karena belum waktunya untuk disuruh berpindah. Atau, bisa juga waktu yang diberikan terlalu singkat sehingga buyer terpaksa harus berpindah meskipun belum mencatatkan transaksi.
Cherry Picking
Metode kedua yang juga banyak digunakan oleh para organizer adalah cherry picking. Metode ini hanya mempertemukan buyer dengan seller yang diminatinya. Karenanya, metode cherry picking lebih menghemat waktu dan efisien bagi para buyer.
Namun, di sisi lain, seller tidak bisa bertemu dengan seluruh buyer sehingga tidak bisa maksimal memasarkan jasa atau produk yang dimilikinya. Hal ini akan berdampak buruk, khususnya bagi seller yang baru pertama kali berpartisipasi dan belum begitu dikenal.
Untuk mengatur jadwal pertemuan, biasanya beberapa bulan sebelum hari-H, para buyer akan mendapatkan daftar seller yang berpartisipasi dalam acara tersebut. Kemudian, para buyer tinggal memilih ingin bertemu dengan seller mana saja, dan organizer akan mengatur jamnya agar tidak bentrok dengan yang lain.
Penggunaan teknologi sangat berperan penting dalam mengatur jadwal pertemuan ini. Ada yang menggunakan website, dan ada juga yang menggunakan aplikasi.
Pada perhelatan AIME 2023 misalnya, digunakan sistem yang dinamakan PSA (Pre-Scheduled Appointment) bagi para buyer dan seller. PSA adalah semacam buku catatan digital yang di dalamnya tercantum semua jadwal pertemuan antara buyer dengan seller.
Pada AIME 2023, setiap seller wajib mengikuti 32 pertemuan, dengan durasi masing-masing 15 menit. Dari 32 pertemuan tersebut, 28 di antaranya telah ditentukan oleh AI (artificial intelligence). Sementara itu, bagi fully hosted buyer wajib mengikuti 32 pertemuan, sedangkan semi hosted buyer hanya mendapat jatah 20 pertemuan. Di antara pertemuan, akan diberikan waktu istirahat selama lima menit.
Proses penentuan meeting dilakukan oleh AI berdasarkan preferensi yang dimasukkan oleh para buyer dan seller. Misalnya, setiap buyer menentukan preferensi mereka ingin bertemu seller seperti apa dan jenis produk atau jasa apa yang dicari. Di sisi yang lain, seller juga diminta untuk mengisi secara detail layanan mereka, misalnya jumlah peserta yang bisa ditangani, jasa apa saja yang bisa diberikan, ingin bertemu buyer seperti apa, dan sebagainya.
Berdasarkan preferensi tersebut, PSA akan membuat daftar rekomendasi para seller kepada para buyer untuk mereka review sebelum difinalisasi. Apabila sudah disetujui oleh buyer, maka jadwal pertemuan akan secara otomatis dibuat bagi seluruh buyer dan seller.
Dengan adanya PSA ini, para buyer dan seller menjadi lebih efektif dan efisien dalam menentukan jadwal pertemuan mereka. Selain itu, PSA juga lebih memudahkan buyer dan seller untuk bertemu dengan klien yang tepat.
