Kegiatan MICE diharapkan dapat kembali berlangsung secara offline atau setidaknya hibrid. Catatannya, adaptasi teknologi harus diterapkan.
Pada masa-masa awal pandemi COVID-19, tidak terhitung betapa banyaknya pameran, pertemuan, dan kegiatan MICE lainnya yang ditunda bahkan dibatalkan pelaksanaannya. Belakangan, sebagai solusi agar kegiatan tetap bisa berlangsung namun menghindari terjadinya kerumunan, kegiatan MICE berlangsung secara daring.
Hanya saja, menurut banyak praktisi dan pelaku industri, kegiatan MICE tidak bisa selamanya diadakan secara daring dan mengandalkan platform online. sebab, industri MICE sangat mengandalkan pertemuan fisik.
Misalnya saja kegiatan pameran, biasanya pengunjung akan lebih puas bisa menyentuh, melihat, sebelum memutuskan untuk membeli barang. Dalam pameran online ini tentu tidak bisa dilakukan.
Dalam perbincangan Podcast bertajuk ‘Kolaborasi Kemenparekraf & Stakeholder Dalam Memajukan Sektor MICE’ yang tayang di kanal YouTube MICE Indonesia, Wakil Ketua Umum ASPERAPI, Andi Mohan dengan tegas menyatakan, “Kalau kondisi bisa dibuka kembali sebaiknya offline. Kalau online terus, bisa bubar industrinya.â€
Menurutnya, segala yang berbau online mestinya hanya sebagai pendukung agar protokol kesehatan tetap dijalankan. Toh Andi mengatakan, sudah banyak kegiatan MICE yang berlangsung secara hibrid, perpaduan online dan offline, namun tetap aman tak tidak menimbulkan klaster baru COVID-19.
Teknologi bisa membantu pelaksanaan pameran atau pertemuan secara offline atau hibrid agar kegiatan sejalan dengan protokol kesehatan.
Pertama, pendaftaran dan absensi dilakukan secara online atau menggunakan pindai barcode. Dengan cara ini tidak perlu menggunakan alat tulis yang sama dan tidak terjadi kontak fisik.
Kedua, seluruh pembayaran dan transaksi dilakukan secara online atau cashless. Ketiga, dibuat pengaturan jadwal kehadiran pengunjung. Ini menghindari terjadinya kerumunan dan penumpukan pengunjung. Bisa juga dengan memanfaatkan aplikasi PeduliLindungi untuk menghindari terlalu banyak orang berkumpul.
“Pengunjung dibatasi, misalnya diatur dengan satuan waktu, dalam satu jam hanya boleh ada sekian pengunjung di dalam ruang pameran. Organizer tentu juga mesti meminta izin ke pihak Pemerintah Daerah setempat,†imbuh Andi.
Pemanfaatan teknologi ini tidak hanya penting untuk memenuhi protokol kesehatan di masa pandemi, namun di masa depan akan memudahkan organizer dan menambah kenyamanan pengunjung dan peserta kegiatan MICE.
English
Utilizing Technology in Exhibitions during the Pandemic
MICE activities can hopefully be conducted hybrid or even offline in the future. We must pay extra attention to implementing technological adaptations.
During the beginning of the COVID-19 pandemic, there were countless exhibitions, meetings, and other MICE events that had to be postponed or even cancelled. Lately, online events have been a solution so that MICE events can still take place without making a crowd.
However, according to many practitioners and industry players, MICE activities cannot forever be online. This is because the MICE industry highly depends on physical interactions.
For instance, exhibition visitors usually need to touch, feel, and see the items before deciding to make a purchase. In online exhibitions, these aspects are not feasible.
In our podcast titled ‘The Collaboration between Kemenparekraf (the Ministry of Tourism and Creative Economy) and Stakeholders to Improve MICE Industry’ on MICE Indonesia’s YouTube channel, Vice Director of Indonesia Exhibition Companies Association (IECA), Andi Mohan mentioned, “If we can go back to offline, we should definitely do that. If we remain online, the industry can collapse.â€
He thinks that online facilities should only serve as a support to help with the implementation of health protocols. Andi said that there are already numerous MICE activities that use the hybrid concept, which is a combination of online and offline events, and they do not create a new COVID-19 cluster.
Technology can also enable the execution of offline or hybrid exhibitions and meetings to comply with health protocols.
First of all, registration and attendance can be done online or using a barcode scan. This way, there’s no need for sharing stationery and therefore omitting physical contact.
Second, all transactions are online or cashless. Third, there are scheduled hours for visitors. These can avoid amassing a lot of people. The PeduliLindungi application can also be utilized to avoid creating a crowd of too many visitors.
“Limit the number of visitors, maybe by timing their visits. Only a certain number of people can be in the exhibition room for one hour. The organizer has to ask for the local government’s permission too,†added Andi.
The utilization of technology is important for MICE. Not only does it help in fully implementing the health protocols during the pandemic, it also facilitates MICE organizers and participants or visitors in the future.
