Peran sponsor cukup penting dalam penyelenggaraan kegiatan MICE. Sponsor yang ‘royal’ bahkan bisa mengambil alih kegiatan MICE Anda.
Berurusan dengan sponsorship menjadi tantangan yang harus dihadapi penyelenggara kegiatan MICE. Anda harus mencari tahu sponsor mana saja yang cocok dengan kegiatan yang akan Anda gelar. Lalu paket apa saja yang ditawarkan, apalagi di masa pandemi dimana kebanyakan kegiatan MICE berlangsung secara daring atau hibrid.
Belum lagi, soal berapa banyak sponsor yang Anda butuhkan, bagaimana mengelolanya, serta memastikan pihak sponsor puas dan di kegiatan MICE yang Anda selenggarakan berikutnya mereka tetap ambil bagian.
Setidaknya ada lima hal yang perlu Anda jawab sebelum Anda berjuang mencari penyandang dana kegiatan MICE Anda.
1. Kenapa butuh sponsor?
Pahami dulu tujuan dan sasaran dari kegiatan Anda dan apakah selaras dengan visi misi pihak sponsor. Di samping itu, ketahui dulu alasan lain mengapa Anda mendekati sponsor tertentu.
Sebagai penyandang dana itu sudah pasti, tapi bisa jadi alasan lainnya lebih penting. Misalnya Anda ingin bermitra dengan perusahaan terkemuka, sehingga Anda bisa terhubung dengan calon pembeli di segmen tertentu misalnya.
2. Pilih sponsor yang tepat
Jangan sampai salah pilih sponsor justru berdampak buruk pada reputasi acara dan Anda sebagai penyelenggara. Misalnya kegiatan Anda berkaitan dengan isu pendidikan, tentu kurang tepat jika yang menjadi sponsor perusahaan rokok, walau dananya besar.
3. Tentukan jenis sponsor
Biasanya ada sponsor yang memberikan uang tunai, barang, atau campuran keduanya. Bisa dipertimbangkan juga mencari sponsor yang sesuai kebutuhan kegiatan Anda. Misalnya, acara hibrid yang membutuhkan layar monitor besar dengan kualitas gambar jempolan, ya Anda bisa mencari sponsor yang sesuai kebutuhan tersebut.
4. Tentukan jumlah sponsor
Ingat, semakin besar jumlah sponsor, semakin banyak waktu dan sumber daya yang Anda perlukan untuk melayani ekspektasi mereka. Memutuskan sponsor bukan sekadar soal angka, tapi soal se-strategis apa jika sponsor tersebut mendukung kegiatan Anda.
5. Bersiap dengan ekspektasi
Namanya kerja sama sponsorship artinya bukan kesepakatan sepihak. Jadi pastikan sponsor mendapat persis seperti apa yang telah disepakati, dan mereka juga harus memenuhi kewajibannya kepada Anda.
Terpenting, selalu berpikir jangka panjang. Tentu ada banyak agenda kegiatan MICE yang akan Anda gelar dan membutuhkan dukungan sponsor. Kerja sama yang menguntungkan kedua belah pihak tentu akan membuat industri MICE terus bergeliat.
English
Five Tricks for Successful MICE Event Sponsorship
The role of sponsors in MICE events is quite important. ‘Royal’ sponsors can even take over your MICE event.
Dealing with sponsorships has been a challenge for MICE organizers. You need to know which sponsors are suitable for your events. Then think about the packages to offer, especially as most MICE events are online or hybrid during the pandemic.
On top of that, consider the number of sponsors you need and how to manage them. Make sure the sponsors are satisfied with the MICE event so they will continue participating in the future.
There are at least five aspects you need to answer before you enter the battlefield of seeking MICE sponsors.
Understand the purpose and target of the event. Are they suitable for the vision and mission of the sponsor? Additionally, be aware of other reasons why you approach certain sponsors. Aside from funding your event, there could be bigger reasons, like wanting to partner with a renowned business to have access to potential consumers in a certain segment for instance.
Don’t choose a sponsor that can give your event and your organizing company a bad reputation. For instance, if your event is related to education, it’s not wise to involve a cigarette company as a sponsor although they may offer a hefty amount of cash.
Some sponsors give cash, others give tangible items, while there are some who give a combination of both. Think about the sponsor that can cater to your event’s business. For instance, if your hybrid event requires a huge monitor with top-notch quality, you can find a sponsor that can help provide that.
Remember, the more sponsors you have, the more time and resources you need to allocate to serve their needs. Deciding on a sponsorship isn’t just about the numbers, it’s also about how the sponsors can support your event strategically.
A sponsorship is a two-way relationship. Therefore, make sure the sponsor receives what has been agreed on. They also have to fulfill their responsibilities to you.
Most importantly, always plan ahead. There must be various MICE events that you plan to organize which require the support of sponsors. A mutually beneficial partnership will surely make the MICE industry thrive.
