Kegiatan MICE virtual seringkali dianggap murah dan mudah dalam pelaksanaannya. Padahal kenyataannya tidak sesederhana itu. Ada banyak komponen pendukung yang mesti disiapkan demi kelancaran kegiatan.
Sebagai organizer kegiatan MICE virtual Anda mungkin sering mendapati klien dan konsumen yang merasa biaya yang Anda tawarkan terlalu mahal. Alasannya, karena diselenggarakan secara daring dan hanya menggunakan platform video telekonferensi yang biaya berlangganannya tidak terlalu besar.
Padahal banyak komponen lain yang mendukung kelancaran sebuah kegiatan virtual dan biayanya justru lebih mahal ketimbang biaya berlangganan platformnya. Setidaknya ada tiga komponen penting yang cukup memakan biaya.
1. Internet
Namanya saja kegiatan virtual alias daring, tentu saja sangat mengandalkan koneksi internet. Ketika internet mengalami gangguan bahkan down, ya acara bubar oleh karena itu kita perlu mempersiapkan besaran bandwidth yang akan digunakan, memilih zonasi jaringan internet provider yang stabil menuju bagus sehingga bila ada satu kendala maka dengan cepat menyambungkan koneksi dengan back up yang sudah disiapkan.
Sebagai contoh jenis koneksi dengan kabel telepon atau jaringan khusus alias fixed broadband yang cenderung lebih stabil koneksinya. Selain itu, kebanyakan kota di Indonesia akses fixed broadband lebih cepat ketimbang mobile broadband.
2. Peralatan
Perangkat lunak dan keras yang digunakan untuk kegiatan MICE virtual ditentukan oleh konsep yang diinginkan klien. Semakin rumit konsep, tentu membutuhkan perangkat pendukung yang lebih banyak dan tentu saja biaya produksi akan lebih mahal.
3. Generator Set (Genset)
Nah, karena semua perangkat yang digunakan dalam kegiatan MICE virtual membutuhkan tenaga listrik, maka ketersediaan pasokan listrik juga menjadi faktor penting.
Sayangnya kita tidak bisa tahu kapan listrik padam, atau tidak bisa menduga terjadinya force majeur yang mengganggu jaringan listrik. Karena itu, sebaiknya menyediakan genset untuk mengantisipasi jika terjadi pemadaman listrik.
Biar bagaimanapun, kegiatan MICE secara virtual menjadi kenormalan baru di industri MICE, wajar saja jika banyak yang masih meraba dan mencari formula yang tepat di dalam penyelenggaraannya.
Maka dari itu, sebagai organizer, jangan lelah mengedukasi pasar. Supaya kegiatan bisa berjalan lancar, klien senang organizer pun tenang.
English
Happy Clients, Happy Organizers
MICE events are oftentimes misconstrued as low-cost and easy in their execution. In reality, they’re not that simple. There are many components that have to be prepared to achieve a successful event.
As virtual MICE activities organizers, you must have encountered clients who find your pricing unreasonable. This is because they think online events only require a video teleconferencing platform whose subscription fee is quite economical.
However, there are other components that support the success of virtual events and are even more costly than that subscription fee. There are at least three components that will require a lot of budget.
1. InternetNaturally, virtual events really depend on internet connection. When the internet is down, the event stops. That’s why we need to prepare a necessary bandwidth and stable internet zonation so when there is an issue, we can quickly reconnect using a back-up internet.
For instance, a telephone line connection or fixed broadband usually has a more stable connection. In addition, most cities in Indonesia have better internet access via fixed broadband rather than mobile broadband.
2. Tools
The softwares and hardwares used in a virtual MICE event are determined by the concept proposed by the client. Complex concepts call for more supporting software and hardwares and automatically entailing a bigger budget.
3. Generator Set (Genset)
Since all of the hardwares and softwares used in virtual MICE events are run using electricity, electricity power becomes an essential factor. Sadly, we cannot predict when a blackout happens, or even when a force majeure may interrupt the electricity. Therefore, a genset plays a big role as a precaution.
Virtual MICE events are the new normal nonetheless, so it’s normal if many are still guesstimating and experimenting with the right formula in their organization.
That’s why you cannot stop educating the market. Because when an event runs smoothly, both clients and organizers are happy.
