Perjalanan insentif yang mulus dan mencapai tujuan dimulai dari perencanaan yang matang. Pemilihan waktu, tujuan yang jelas, sampai pemilihan destinasi ikut menentukan.
Seperti sudah sering dibahas sebelumnya, perjalanan insentif berbeda dengan perjalanan wisata biasanya. Ada banyak nilai, pesan, dan tujuan yang ingin disampaikan.
Kalau sekadar jalan-jalan, Anda mungkin tidak perlu perencanaan. Ketika ingin berwisata biasa, Anda bisa memutuskan secara mendadak, tanpa perencanaan biasanya justru berhasil alias tidak hanya wacana. Tapi ini tidak berlaku di perjalanan insentif. Perencanaan yang matang menjadi kunci keberhasilan perjalanan.
Dalam proses perencanaan perjalanan insentif, tiga hal ini perlu menjadi catatan Anda.
Pertama, waktu yang tepat adalah segalanya. Saat hendak memutuskan waktu kegiatan, Anda perlu mempertimbangkan dua hal yakni, apakah waktu yang dipilih akan mengganggu pekerjaan atau proyek besar yang sedang perusahaan Anda kerjakan. Pertimbangan berikutnya, hindari musim ramai atau musim liburan saat mengadakan perjalanan insentif.
Jika perjalanan dilakukan sebelum sebuah proyek penting, percayalah karyawan Anda tidak akan menikmati perjalanan. Target dan diburu deadline akan membayangi mereka selama perjalanan.
Sementara jika perjalanan dilakukan di musim liburan, biasanya harga-harga akan menjadi lebih mahal, ini tentu berdampak pada bengkaknya anggaran.
Catatan kedua, tentukan tujuan. Sekali lagi, perjalanan insentif bukan jalan-jalan biasa. Perusahaan ‘berinvestasi’ ketika mengadakan perjalanan insentif. Imbal investasinya ya loyalitas dan motivasi karyawan, bisa juga memperluas jejaring bisnis.
Makanya, perjalanan insentif biasanya menyisipkan agenda studi banding ke negara atau perusahaan lain. Ada juga yang sekalian bertemu dengan klien potensial atau mitra bisnis.
Apa pun tujuan Anda, apakah Anda berfokus pada perolehan klien penting atau Anda hanya ingin memberi tahu karyawan terbaik Anda bahwa mereka dihargai, Anda harus memiliki gagasan yang jelas tentang hasil yang Anda tuju, sebelum Anda berangkat untuk merencanakan perjalanan insentif Anda.
Ketiga, jadilah acuan tren. Destinasi wisata itu ibarat produk fashion yang selalu berganti tren. Maka, Anda perlu menciptakan tren dengan memilih destinasi unik dan belum banyak dituju orang. Misalnya melakukan perjalanan dengan mengeksplorasi desa wisata, atau destinasi wisata lain yang mempunyai nilai tapi belum banyak diketahui.
English
A Good Incentive trip Starts from A Carefully Considered Plan
A smooth incentive trip that achieves its purpose stems from a well-thought-out plan. Its time, goals, and destinations--all have a critical role.
As we’ve discussed before, incentive trips are not the same as other ordinary tours. There are values, messages, and purposes attached to them.
If the purpose is solely recreation, perhaps a plan is unnecessary. When you want to go out on a regular trip, you can decide spontaneously. It usually works without a thorough plan. But the same strategy cannot be applied on incentive trips, wherein meticulous planning is key.
When you’re planning for an incentive trip, keep the following three aspects in mind.
First, time is everything. When deciding when to hold an event, you need to consider two things. First, will the schedule interfere with the work or big projects in your company? Then avoid peak holiday seasons.
If incentive trips are conducted before an important project, then your employees are guaranteed to not have a good time. Targets and deadlines will prevent them from enjoying the trip.
If the trip is organized in a holiday season, usually prices rise sharply and cause your budget to be considerably higher.
Second, determine a purpose. Remember, an incentive trip is nothing like an ordinary vacation. Companies “invest†when they hold incentive trips. They expect employee loyalty and motivation as well as a broadened business network as a return of investment.
That’s why incentive trips usually have a benchmarking agenda squeezed in within their itinerary. Some even allocate time to meet potential clients or business partners.
Whatever your purpose is, be it to acquire an important client or simply remind your best employees that their hard work is deeply appreciated, you need to have a clear idea of the objective before planning your incentive trips.
Third, set a trend. Tourist destinations are like fashion fads: they always change. Therefore, you have to create a trend by choosing a unique and extraordinary destination. You can visit tourism villages, for instance, or choose other valuable but untapped destinations.
